Een software tool is niet altijd het antwoord

Een software tool is niet altijd het antwoord

Kort geleden was ik bij een organisatie om de nieuwste SAP BO tools te tonen. Onder andere SAP Design Studio, Webi, Crystal Reports en zelfs predictive analysis kwamen aan bod. Maar de uiteindelijke conclusie was “Deze tools gaan niet helpen bij datgene waar jullie tegenaan lopen”.

Waarom niet? De Software tools helpen bij specifieke onderdelen van het BI proces. De reporting. Dat betekent dat standaard rapportages in hoge mate geautomatiseerd worden afgeleverd. Dat het er mooi uitziet, dat je op allerlei manieren data kan doorgronden en dat allemaal op een leuke en makkelijke manier.

Wat het niet doet is je BI proces op orde brengen. Het BI proces rust op meerdere peilers. Maar de belangrijkste peiler is ‘People’. Als je het niet met elkaar eens bent over hoe je samenwerkt of dat een gemeenschappelijk doel niet geformuleerd is dan zit je in de problemen.

Dan kun je investeren wat je wilt in de andere peilers. Een nieuwe software tool, een consultant om de processen door te lichten, allerlei analyses. Het helpt niet. Je moet terug naar de basis. Waarom doen we BI. Hoe belangrijk vinden we BI en hoe gaan we samenwerken om er voor te zorgen dat datgene wat we willen bereiken ook daadwerkelijk bereikt wordt?

Men hoopte dat één van de zeven BO tools die ik ging laten zien de oplossing zou bieden. Uiteindelijk zou eentje (Crystal) kunnen helpen om handmatige standaardrapportages te automatiseren. Dan heb je tenminste de tijd om na te denken over de fundamentelere problemen.

Vele organisaties hebben moeite met Business Intelligence. Het is een complex geheel dat overal in de organisatie raakpunten heeft. Daarom is het belangrijk om als je merkt dat het moeizaam gaat terug gaat naar de basis. Wat willen we. Hoe gaan we dat met elkaar oplossen.

Dus hoe nu verder?  Als eerste de organisatie van BI vorm geven. Daarnaast een visie. Welke rol moet BI in de organisatie gaan spelen? Daarna kijken wat het komende jaar haalbaar is om te doen.

In de tussentijd misschien een aantal kleine trajecten om standaard rapportages te automatiseren. Zodat de mensen wat uit de brand geholpen zijn en zich op de fundamentelere vragen kunnen concentreren.

Jeroen van der A